Comelio GmbH Projektverlauf bei ERP/PPS-Projekten

Wie in jedem Projekt ist auch in einem Projekt zur Prozessmodellierung ein Projektplan erforderlich. Er enthält die verschiedenen geplanten Aufgaben, ihre zeitliche Einteilung und die Fristen ihrer Fertigstellung. Darüber hinaus müssen auch der Ressourcenbedarf in finanzieller, personeller und möglicherweise auch räumlicher Hinsicht beschreiben werden. Die Projektdurchführung erfolgt dann in einem bestimmten Phasenmodell, das in diesem Abschnitt vorgestellt werden soll. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Projekten, deren Geschäftsprozessumsetzung und –koordination dann durch eine Software-Lösung eingerichtet wird. Grundsätzlich lassen sich diese Phasen allerdings auch in mehr auf der Ebene der Organisation angesiedelten Geschäftsprozess-Projekten erkennen.

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Projektphasen genauer erläutert

Vorstudie (Vorbereitung und Strategie)

Die erste und zweite Phase lässt sich als eine Vorstudie beschreiben, welche den Modellierungsgegenstand näher beschreibt und überhaupt festlegt, was modelliert werden soll. Dies ist insoweit wichtig, als dass die hier beschriebenen Projekte durchaus nicht immer das gesamte Unternehmen erfassen müssen. Teilweise ist Verantwortlichen nicht einmal bewusst, dass sie im Bereich der Geschäftsprozessmodellierung Bedarf an EDV-Unterstützung angemeldet haben, weil sie noch gar nicht die Perspektive haben, dass die von ihnen angestrebte Lösung unter diesem Blickwinkel zu betrachten ist und nicht nur ein einfaches, beliebiges Software-Werkzeug ist, das ausschließlich zur Aufgabenerfüllung spezieller Teilaufgaben herangezogen werden kann.

Danach sind Ziel und Perspektiven festzulegen, d.h. es ist wesentlich zu erfassen, wofür überhaupt das Modellierungsprojekt durchgeführt wird. Wenn den Verantwortlichen bewusst ist, dass sie Geschäftprozesse modellieren werden und für diese modellierten Prozesse auch entsprechende Software-Unterstützung in Auftrag geben wollen, dann ist dies zwar schon ein wesentlicher Schritt, doch muss nun auch erkannt werden, in welcher Landschaft dieser Prozess eingebettet ist. Dies betrifft vielleicht Investitionsentscheidungen, welche Software später benötigt wird, um den Prozess tatsächlich abzubilden. Dann modelliert man für die korrekte Planung und Konzeption der Software. Möglicherweise soll eine Zertifizierung erreicht werden. Dann ist eine Dokumentation, Beschreibung und Reorganisation das Ziel. Schließlich könnte allgemein auch die Organisation neu gestaltet werden. Dann betrifft die Modellierung die Feststellung von aktuellen Prozessverläufen, die Kristallisation von gewünschten Prozessen, die dann durch eine Software-Lösung fundiert wird.

Schließlich muss eine Abstimmung darüber stattfinden, mit welchen Mitteln, d.h. wie das Modellierungsprojekt durchgeführt werden soll. Neben den Werkzeugen und Techniken betrifft dies auch das Fachbegriffsmodell und den Detaillierungsgrat, der auf der einen Seite von den Zielen und auf der anderen Seite von der Projektbedeutung und mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen abhängt.

Ist-Analyse

Die dritte Phase bildet die so genannte Istmodellierung oder die Istanalyse. In dieser Phase erfasst man, wie der Prozess zurzeit aufgebaut ist, welche zeitlichen und personellen bzw. organisatorischen Merkmale ihn charakterisieren. Neben der Bestandsaufnahme ist dies ein wesentlicher Vorteil dieser Vorgehensweise, allen Projektbeteiligten einen Einblick in die Tätigkeiten und Techniken der Modellierung zu geben. Während in einer späteren Phase ein Prozess quasi am Reißbrett entworfen, diskutiert und abgestimmt wird, der im Normalfall in eine Software-Lösung mündet, so liefert die Bestandsaufnahme die Möglichkeit, sich überhaupt mit den möglicherweise wenig bekannten Techniken der Prozessbeschreibung und –erfassung zu beschäftigen, um dann in der späteren Phase aktiv am Modellierungsprozess teilzunehmen und wertvolle Mitarbeit zu leisten. Dies bedeutet auch, dass im Rahmen der Istmodellierung aktuelle Schwierigkeiten, Engpässe und Unzulänglichkeiten des Prozesses deutlich werden, also noch einmal zeigen, warum das gesamte Modellierungsprojekt und die anschließende Software-Einführung oder sogar –entwicklung notwendig ist. Dies fördert auch, Verbesserungspotenziale zu entdecken und für eine spätere Verwendung zu notieren.

Soll-Modellierung

An diese Phase schließt sich die Sollmodellierung an. Sie soll eine Zielbeschreibung des Geschäftsprozesses entwickeln, der organisatorisch und durch eine EDV-Lösung eingerichtet werden soll. Dabei nutzt man die in der Ist-Analyse gewonnenen Informationen und Optimierungspotenziale, um einen gewünschten Fluss an Informationen, die korrekte und sinnvolle Reihenfolge an Aktivitäten sowie die benötigten Wertänderungen von Geschäftsobjekteigenschaften zu planen. Hier kann es auch notwendig sein, zunächst von einem Idealmodell auszugehen, das aufgrund von kurzfristig fixierten Restriktionen nicht erreicht werden kann, zu entwerfen. Dieses Idealmodell soll dann als Referenz für das tatsächlich einzurichtende Modell stehen. Eventuell bietet sich hier auch die Möglichkeit, zwischen einer mittelfristigen und einer langfristigen Geschäftsprozessplanung zu unterscheiden. Hier kommt dann der mittelfristigen Planung eine zusätzliche Aufgabe zu, weil sie insoweit nachhaltig sein muss, dass eine Erweiterung und Veränderung zum Idealmodell hin möglich ist. Durch eine Reorganisation von Aktivitäten bleibt es nicht aus, dass neben der Ablauforganisation auch Änderungen in der Aufbauorganisation notwendig werden. Dies hat weniger Konsequenzen für die EDV-Lösung und ist daher softwaretechnisch weitestgehend irrelevant. Es ist allerdings sehr wichtig bei der Berücksichtigung von möglichen Änderungen, die sich auf (Arbeits-)Stellen, Kompetenzen und Bereichszuordnungen auswirken. Insbesondere bei Projekten, die mehr als eine aktuell vorhandene Abteilung softwaretechnisch bzw. prozessorganisatorisch berühren, ist dies oftmals nicht auszuschließen. Entsprechend können hier Widerstände auftreten, die in gegenseitigem Einvernehmen zu beheben sind.

Realisierungsphase

Nachdem nun der Ist-Zustand und der gewünschte Soll-Zustand feststehen, möglicherweise sogar ein Idealzustand, der aktuell noch nicht erreicht werden kann, bekannt ist, kommt man in den Bereich der Realisierung. Diese Phase ist bei den Projekten, die hier diskutiert werden, zu einem Großteil von Softwareentwicklung gekennzeichnet. Möglicher organisatorische Änderungen können durch die durchführenden externen Dienstleister begleitet und initiiert werden, können allerdings auch quasi in Eigenleistung durch die Verantwortlichen des Kundenunternehmens voran getrieben werden. So würde dann die Softwareentwicklung mit der Änderung der Aufbauorganisation parallel geschehen. Im Bereich der Softwareentwicklung, auf den es hier besonders ankommt, können dies solche Tätigkeiten sein wie: Entwicklung einer individuellen Lösung und Berücksichtigung von Schnittstellen zu bestehenden Softwareprodukten, Anpassung einer schon vorhandenen Lösung oder Einrichtung und Anpassung einer neuen Gesamtlösung.

Einführung

Das Prozess endet dann punktuell mit der Einführung, in der insbesondere die Software oder die Anpassungen einer bestehenden Software ausgeliefert, getestet und nach Fehlerbehebung auch genutzt werden. Sofern eine Softwareunterstützung die Basis für die Einrichtung von Geschäftsprozessen ist, wird der Prozess insbesondere durch die Software gelenkt und gesteuert. Wenn die Einrichtung mehr auf der organisatorischen Ebene liegt, dann ist eine nachlassende Kontrolle, ob die neuen Aktivitäten und ihre Reihenfolge auch tatsächlich eingehalten werden, vonnöten.

Diese Phase sollte dann im Idealfall in einem kontinuierlichen Prozessmanagement münden. Es hat zur Aufgabe, mögliche Anpassungen des Geschäftsprozesses bereits sehr früh zu bemerken, sodass für eine angemessene Änderung und Neujustierung genügend Zeit verbleibt. Dies ist bei einer Software-Lösung sehr wichtig, da eine mögliche Anpassung ebenfalls zu einem Software-Projekt und vielleicht auch Schulungsbedarf führt. Dies ist allerdings auch bei organisatorischen Änderungen notwendig, da diese von Mitarbeitern zunächst gelernt und dann geübt werden müssen, was ebenfalls einen gewissen Zeitbedarf erfordert.

Unterstützung durch die Comelio GmbH

Die Comelio GmbH versteht sich als langfristiger Partner, der grundsätzlich in allen beschriebenen Phasen seine Dienstleistungen anbietet, wobei grundsätzlich ein Schwerpunkt bei der EDV-technischen Umsetzung liegt. Insbesondere für mittelständische Unternehmen, die zwar bisweilen Software-Lösungen in Auftrag geben und möglicherweise auch Erfahrungen mit längeren Lebenszyklen haben, aber ansonsten noch keine Geschäftsprozess-Modellierung und –philosophie in ihrem Unternehmen umgesetzt haben, bietet sich durch eine Zusammenarbeit mit der Comelio GmbH eine Möglichkeit, in strategisch relevante Software zu investieren. Dies kann manchmal dazu führen, dass überhaupt zum ersten Mal ein Prozess, der einen Software-Bedarf ausgelöst hat, als eigenständiger Geschäftsprozess erkannt und daher auch mit der entsprechenden Sorgfalt behandelt wird. Das Ziel in diesen Fällen sollte neben der methodischen Beschreibung von Ist- und Soll-Zustand eine integrierte Software-Lösung sein, die gleichzeitig den eigentlich erkannten Software-Bedarf deckt und eine langfristige und erweiterbare Planung des Geschäftsprozesses und der Software-Investitionskosten bewerkstelligt.

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